Het is helaas een veel voorkomend fenomeen waar menig werknemer tegenop kijkt, de vergadering. Ondanks dat vergaderen er bij hoort en zeer waardevol is, is het wel iets waar niet iedereen om zit te springen. Vergaderingen duren vaak namelijk lang en kunnen soms wat saai zijn, zeker als maar een (klein) deel voor jouw bestemd is. Daarnaast moet en wil iedereen vaak even zijn of haar zegje doen waardoor je soms tot in de late uurtje nog in de vergaderzaal zit. Maar saaie vergaderingen zijn vanaf nu verleden tijd! In dit blog een aantal gouden tips om de vergadering om te toveren tot een leuke gelegenheid.
Kort maar krachtig en met een duidelijk doel
Niks is zo vervelend als keer op keer naar hetzelfde te moeten luisteren zonder dat er daadwerkelijk echt iets wordt gezegd. Bespreek daarom al voor de vergadering met iedereen wat er op de planning staat en hoe de vergadering zal verlopen. Schrijf eventueel punten op en zorg dat iedereen zijn zegje heeft voorbereid. Uiteraard kan er hier en daar nog wel wat gediscussieerd worden maar probeer alles zo kort en mogelijk te houden. Daarnaast wil je ook echt iets uit de vergadering halen. Vergaderen moet een doel hebben anders vragen mensen zich af wat eigenlijk het hele nu was van deze bijeenkomst.
Beperk de vergadering tot zo ver als dat kan
Probeer zeker de lange vergaderingen niet te vaak in de maand in te plannen. Of beter nog, als het kan liever maar een paar keer per kwartaal. Natuurlijk, vergaderingen zijn nodig binnen een bedrijf maar wekelijks vergaderen hoeft niet altijd zijn voordelen te hebben. Dit kan soms zelfs averechts werken. Wat moet dat moet uiteraard maar als een vergadering overbodig is laat hem dan zeker achterwege
Vergadering op een externe locatie
Vergaderen op een externe locatie brengt heel veel voordelen met zich mee. Als het tussen verschillende partijen is kan dit bijvoorbeeld ontzettend schelen is reistijd. Daarnaast is iedereen er even tussenuit en kunnen jullie aan de vergadering misschien een lekkere lunch of diner vastplakken. Benieuwd naar een geschikte vergaderlocatie? Probeer er een te vinden die echt centraal ligt zoals een vergaderlocatie in Utrecht bijvoorbeeld.
Plan de vergadering voor de vrijdagmiddagborrel
Oké, vrijdag is misschien niet de meest productieve dag bij sommige werknemers omdat ze verlangen na het weekend na een werkweek maar misschien geeft de vrijdagmiddagborrel toch nog enige motivatie. Want zeg nou zelf, wie houdt er niet van de vrijdagmiddagborrel?